ADMINISTRATIVE CLERK
Sous la supervision directe de l’Administrative Associate et sous la supervision générale du Chargé de l’Administration et des Finances, l’Administrative Clerk devra :
- Prendre les appels téléphoniques, assurer l’accueil des visiteurs, prendre les rendez-vous ;
- Faire le suivi de la disponibilité de la salle de conférence, et superviser la préparation aux réunions (propreté de la salle, mise en place des pauses café, etc.) ;
- Soumettre les documents à signer dans le signataire du Chef du bureau ;
- Distribuer le courrier relevé dans la boite postale ;
- Transférer le courrier par voie expresse (DHL, Chronopost, etc.) ;
- Effectuer les paiements fournisseurs, DSA, travel claim, heures supplémentaires, etc. ;
- Effectuer le dispatch des factures détaillées de téléphone (fixe et mobile) à tout le staff ;
- Réceptionner les chèques du PNUD pour remise aux fournisseurs ;
- Reverser sur le compte bancaire de OCHA tous les remboursements d’utilisation privées d’assets UN : appels téléphoniques, kilométrage, tickets, etc. ;
- Gèrer la petite caisse ;
- Apporter un appui à l’Assistante Administrative, Achats et Logistique dans l’organisation des séminaires (interne, externe) et l’entretien du bâtiment ;
- Assurer la gestion du stock des fournitures de bureau et effectuer le suivi de sa consommation ;
- Procéder au suivi de l’entretien, de la maintenance et de la consommation en carburant du groupe électrogène
- Effectuer la copie de toute correspondance (lettre, memo, etc.) administrative ou justificatifs comptables sortant de OCHA et procéder au classement de cette correspondance ;
- Effectuer un classement au sein de l’Administration des documents administratifs et de paiement ;
- S’acquitter de toute autre tâche jugée nécessaire par les superviseurs.
Télécharger les Termes de références
Télécharger le formulaire P11 à remplir et à renvoyer avec le complément de dossier à l'adresse ocharowa@un.org
Date de clôture : 25 novembre 2009
TRAVEL & TRANSPORT CLERK
Sous la supervision directe de l’Assistante Administrative, Achat et Logistique et sous la supervision générale du Chargé de l’Administration et des Finances, le Travel & Transport Clerk devra :
- Organiser les aspects administratif et financier des missions : recherche des meilleurs routings, préparation à la signature des ordres de mission, élaboration des dossiers de demande de visa, établissement des Travel Authorization (TA), point focal avec l’agence voyages pour l’achat des billets, calcul des DSA et du coût total de la mission, suivi des Travel Claims, suivi des Security Clearance, etc. ;
- Etablir les demandes de titre d’exonération et en faire le suivi ;
- Etablir les demandes d’admission temporaire des véhicules et en faire le suivi ;
- Faire le suivi de l’entretien des véhicules ;
- Gérer les fiches de kilométrages des véhicules et établir les factures de remboursement d’utilisation privé des véhicules ;
- Apporter un soutien à l’Assistante Administrative, Achats et Logistique dans l’exécution de son mandat ;
- S’acquitter de toute autre tâche jugée nécessaire par les superviseurs.
Télécharger les Termes de références
Télécharger le formulaire P11 à remplir et à renvoyer avec le complément de dossier à l'adresse ocharowa@un.org
Date de clôture : 25 novembre 2009