Quelques conseils pratiques pour l’organisation réussie, efficace voire plaisante de  votre prochaine séance de coordination ou de réunion sectorielle.

Avant la réunion

1. Définir le but de la réunion.

2. Développer un agenda en collaboration avec les participants clés.

3. Distribuer l’agenda et faire circuler le matériel de support, les documents volumineux avant la réunion afin que les participants soient préparés et briefés sur les derniers évènements et se sentent impliqués.

4.      Retenir un horaire approprié de réunion. Fixer une limite de la durée de la réunion et s’y conformer dans la mesure du possible. Pour rappel, les participants ont d’autres engagements. Ils participeront probablement davantage si vous êtes productifs, logique et concis autant que possible.

Au cours de la réunion

1. Saluer les participants et les mettre tous à l’aise, même les retardataires si l’occasion le permet.

2. Si possible, servir des rafraîchissements légers, ce qui aide à briser la glace et à mettre les participants à l’aise.

3. Commencer à l’heure. Terminer à l’heure.

4. Revoir l’agenda et établir les priorités pour la réunion.

5. S’en tenir à l’agenda

6. Encourager les discussions de groupes en vue d’obtenir tous les avis et idées des participants. Vous recevrez des décisions de qualité ainsi que des participants très motivés ; ils prendront conscience de l’importance de participer aux réunions.

7. Encourager les retours de commentaires et impressions. Idées, activités et engagements au niveau d’une réponse coordonnée seront améliorées si les participants perçoivent leur impact dans le processus de prise de décisions.

8. S’assurer que la conversation reste axée sur le thème. Ne pas hésiter à poser des questions au sujet de commentaires et interventions constructifs et non répétitifs. Savoir achever avec tact les discussions lorsqu’elles sortent du contexte ou deviennent destructives ou contre productives.

9. Synthétiser les accords conclus et terminer la réunion sur une note unifiée et/ou positive.

10.  Rendre publique les comptes-rendus des réunions. Ceci conduit à la transparence et à la responsabilité dans le cadre de la réponse.

11. Arrêter date, horaire et lieu de la prochaine réunion. Les réunions périodiques doivent avoir une date et des horaires fixes.

Après la réunion

1. Rédiger et distribuer le compte rendu dans les 3 ou 4 jours qui suivent. L’action rapide renforce l’importance de la réunion et réduit les erreurs de mémoires.

2. Discuter de tous les problèmes au cours de la réunion avec les autres participants; dégager si possible des voies d’amélioration.

3. Faire le suivi des décisions prises par les délégations. S’assurer que tous les participants perçoivent et assument leurs responsabilités.

4. Savoir reconnaître et apprécier les progrès opportuns et substantiels.

5. Mettre les questions du jour non discutées sur l’agenda de la prochaine réunion.

6. Conduire une évaluation périodique des réunions. Identifier tous les domaines susceptibles d’être analysés et améliorés en vue d’obtenir des réunions plus productives.

Et toujours se rappeler que les réunions fructueuses feront revenir les participants!

Source: http://www.meetingwizard.org